Trelloからの移行で案件管理を一元化。Notionで整えた顧客・案件情報の基盤【税理士法人 烏丸会計事務所さま】

税理士法人 烏丸会計事務所さまは、顧問先の税務・会計を担う会計事務所です。顧問先が増えるなかで、案件の情報はTrelloに、資料はGoogleドライブにと分かれていました。TEMP社の支援のもとNotionを導入し、案件管理を一元化して、承認状況や顧客情報をひと目で把握できる体制が整いました。今回は、代表の堀井さまにお話を伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

最初にNotionを知ったのは、知人の会計事務所が議事録やレジュメの作成にNotionを使っていると聞いたことがきっかけでした。情報共有に幅広く使えるツールだと知って、自分の事務所にも取り入れられないかと考え始めました。

はじめは他社のNotionパッケージを導入してみましたが、自社の運用にはうまくフィットしませんでした。導入後の伴走支援も得づらく、専門家に入ってもらったほうがよいと考えるようになりました。

そうして選んだのがTEMP社でした。中小企業や会計事務所への対応実績があって、複数の会社に問い合わせたなかで、一番具体的に話が進んだことが決め手になりました。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

複数のツールに情報が分散して、一元管理ができていないことが課題でした。 顧問先は220社ほどで、案件の管理にはTrelloを使っていました。顧問先ごとに、スポット案件や決算、年末調整といった季節ごとの案件があって、毎年の決算・申告も重なります。

担当者ごとに受け持ちが分かれていたため、誰がどの案件をいくつ抱え、どこまで進めているのかが見えづらい状態でした。Trelloは年度ごとの更新や顧客ごとの情報の紐付けを想定した使い方が難しく、次第に限界を感じるようになりました。

ファイルの保管にはGoogleドライブを使っていましたが、関連する情報とは紐づけられていませんでした。議事録やレジュメも手書きで、形式はばらばらになっていました。問い合わせから面談、案件開始までの流れも共有しにくく、担当が変わると必要な情報が引き継がれにくい状態でした。

ーNotionの運用を開始してみていかがですか？

案件管理をTrelloからNotionへほぼすべて移行して、情報の一元化を実現できました。 これまで複数のツールに分かれていた案件の情報が、顧客ごとに一箇所へ集まりました。

案件は作業中・レビュー・申告審査といった工程に分かれていて、誰が見て、どこまで進んでいるのかをひと目で確認できます。繁忙期の3〜4月でも、期限管理や抜け漏れの防止がしやすくなっています。確定申告など、業務ごとに必要な画面へ絞って表示できるので、見やすさも向上しました。

顧客ページには、これまでのやりとりの履歴や契約情報を集約しています。議事録のフォーマットも統一して、AIも活用し始めました。新しく入ったスタッフにも既存のスタッフにも、無理なく定着しています。

ー TEMP社のサポートでよかった点を教えてください

担当の島田さんが、私たちの課題に親身に付き合ってくれたことが、いちばんの価値でした。 ツールの使い方を教わるだけでなく、こちらの状況に寄り添って、課題の解決に一緒に取り組んでくれたことが心強かったです。

操作方法をまとめた動画を用意してくれたほか、毎回のミーティングで使うレジュメや議事録の見本も示してくれました。おかげで、教わった内容をそのまま社内に落とし込むことができて、スムーズに展開できました。

勉強会やレクチャーの会も開いてくれて、全スタッフに実際の使い方を伝えてもらえたのも、ありがたい後押しでした。特定の担当者だけに知識がとどまらず、事務所全体で足並みをそろえて使い始められたことが、大きな支えになりました。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

士業の事務所には、Notionがとくに使いやすいのではないかと思います。会計事務所はもちろん、社労士事務所などでも、活用が広がってきていると聞いています。

一方で、議事録の作成や共有のように、業種を問わず使いやすいのも特長です。実際に、ネット広告系の企業が議事録づくりに使っている例も耳にしたことがあります。

Notionのよいところは、画面が見やすいことだと感じています。会計の仕事では数字や専門的な言葉が並びがちですが、そうした情報も、やわらかく親しみやすい見た目で扱えます。

自分たちの業務に合わせて、表示する項目やレイアウトをカスタマイズしやすいのも魅力です。事務所ごとのやり方に寄せて整えられるのは、使ううえで大きな利点だと思います。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

蓄積してきた顧客の情報を、Notion AIを使ってもっと素早く取り出せるようにしていきたいと考えています。必要な情報がすぐに見つかれば、面談の準備もスムーズになります。

いまは、顧客に業種や規模、創業からの年数などの情報を登録して、カテゴリーごとに分析を始めたところです。情報を切り口ごとに見られるようにして、事務所としての傾向をつかんでいきたいと思っています。

あわせて、案件ごとのタスクの平準化や工数の管理も、次のステップとして進めていきたいと考えています。まだこれからの部分もありますが、事務所全体で少しずつ取り組んでいくつもりです。

担当からのコメント：株式会社TEMP 島田

初回のお打ち合わせで印象に残っているのは、堀井さまが「Notionを入れたい」というよりも、「事務所の情報の流れをちゃんと整えたい」という視点で相談してくださっていたことです。すでにTrelloやGoogleドライブ、他社のNotionパッケージを試されていたからこそ、単にツールを増やすのではなく、日々の業務に無理なく乗る形にすることが重要でした。

会計事務所の業務は、顧問先ごとの基本情報、決算や年末調整などの案件、担当者ごとのタスク、契約情報、日々の報告が細かくつながっています。どれか一つだけを整えても、実際の運用ではすぐに別の情報を見に行く必要が出てきます。そのため、今回は「顧客ページを起点に、必要な情報へ迷わずたどれること」をかなり意識して設計しました。

特に難しかったのは、きれいなデータベースを作ることよりも、忙しい時期でもスタッフのみなさまが迷わず使える状態に落とし込むことでした。決算・スポット業務・年末調整など、業務の種類によって確認したい項目や進み方が少しずつ異なるため、堀井さまと相談しながら、実際の運用に合わせて表示やプロパティを何度も調整していきました。

運用が進むにつれて、Trelloで管理していたタスクがNotionに移り、案件の進捗や担当者ごとの状況が見えやすくなっていったのは大きな変化でした。日報・週報、契約書、報告書なども少しずつつながり、単なる「タスク置き場」ではなく、事務所全体の業務状況を把握するための土台になってきたと感じています。

また、保守・運用期間では、創立日や創業年数、年間契約金額の集計など、実際に使い始めたからこそ見えてきた改善にも取り組みました。最初から完成形を決め切るのではなく、使いながら「ここも見たい」「この数字も判断に使いたい」と広げていけたことが、烏丸会計事務所さまらしいNotionの形につながったと思います。

今後は、蓄積された顧客情報や対応履歴を、業務の効率化だけでなく、顧問先への提案やサービス品質の向上にも活かしていけるフェーズです。日々の入力が、将来の判断材料として返ってくるような仕組みに育っていくことを楽しみにしています。