SaaSコストを65%削減。Notionで経営管理基盤の統合を実現【三菱電機株式会社さま】

三菱電機株式会社さまのビジネスイノベーション本部では、予算管理のExcel運用や複数SaaSの分散に課題を感じていました。TEMP社の支援のもとNotionを導入し、情報基盤の統合と大幅なコスト削減を実現しました。今回は、導入プロジェクトを推進された根岸さま、水草さまにお話を伺いました。

Q1. TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

Notion導入の検討を始めた時点で、ビジネスイノベーション本部内の特定部門がすでにTEMP社との取引を進めていました(参考：新規事業立ち上げにおける情報管理をNotionで一元管理【三菱電機株式会社さま】) パートナー候補としては、早い段階から視野に入っていたかたちです。プライベートでNotionを使っていたメンバーもいたので、仕事での活用イメージはある程度できている状態でした。

ツール選定では、複数のソリューションを比較表で評価して、3候補まで絞り込んだうえで、それぞれプロトタイプを構築して操作感を確認しました。他のシステムでは専門の方に構築を依頼する必要がありますが、Notionであれば自分たちでも扱えます。非エンジニアでも自力で構築・運用できるという点が、最終的にNotionを選んだ決め手でした。一方で、社内だけでメンテナンスを続けていくのは現実的ではないとも感じており、はじめからTEMP社の支援を前提にプロジェクトを組んで導入がスタートしました。

Q2. Notion導入前の課題感について教えてください

導入前に一番大きかった課題は、予算管理のExcel運用でした。入力の使い勝手に対して現場から改善を求める声が多く、ファイルが壊れるリスクやレイアウトの固さへの不満も根強いものがありました。上層部からも改善を求める意見が出ており、現場との双方から改善が求められていました。

加えて、営業管理ツール（CRM/SFA）、ワークフローシステム、契約管理、経費管理と、業務ごとに異なるツールが部門内に分散していました。請求書処理もメールベースで残ったままで、統一的な情報管理ができないまま、ライセンスコストも重い負担になっていました。入社後にこうした状況に課題を感じて、ボトムアップで業務改善を始めたところ、上層部からの意見とも合流するかたちで今回のプロジェクトが動き出しました。

Q3. Notionの運用を開始してみていかがですか？

運用を開始してまず目に見える成果として現れたのが、コスト削減でした。従来利用していた営業管理SaaSをスケジュール通りに解約して、ライセンスコストの65%削減を実現しています。利用範囲も広がっており、もともとは2つの部門での導入でしたが、現在は部署全体での活用に拡大しています。

先行して公開したプロジェクト管理の領域では、現場でのデータ入力が活発に進んでいます。全体の本格運用はこれからですが、すでにExcelよりは良くなっているという実感があり、先行領域で確かな手応えが生まれ始めています。

オープンイノベーション領域でも、複数のツールからNotionへの情報集約が進行中です。部門を横断して情報が一箇所に集まり始めています。

Q4. TEMP社のサポートでよかった点を教えてください

プロジェクトが進むにつれて、当初の計画になかった要件も次々と出てきました。それでも、想定していなかった細かな要件まですべて拾っていただき、期待以上の対応でした。通常であれば追加対応が難しいような範囲まで受け止めてもらえたことが、一番印象に残っています。

進め方の面でも安心感がありました。要件が固まりきらない段階でも柔軟に変更に応じてもらえ、何パターンかご提案いただけるので、見比べながら自社に合うものを選べました。Notionはウォーターフォール型では良さが活きないと感じていましたが、TEMP社はアジャイルに進めてくれるので、ツール自体の性格ともうまくかみ合っていました。

こちらの要望が増えていくなかで、どこまで対応いただけるのか、むしろこちらが心配になるほどでした。それでもすべて丁寧に受け止めていただけたことで、遠慮せずに相談できる関係が自然とできていきました。

Q5. もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

新規事業の部署や、契約管理・見積もり・請求といった業務をプロジェクト単位で回している組織には特にフィットすると感じています。専門知識がなくても現場主導で始められるのがNotionの強みであり、そこにTEMP社の伴走が加わることで立ち上がりのスピードが格段に変わります。

前職で130人規模のコンサルティング会社、40人規模の新規事業部署と渡り歩いてきましたが、どちらも業務の仕組みが固まりきらないなかで走りながら環境を整えていく必要がありました。そういった組織ほど、Notionで一気に基盤を整えられると実感しています。

提案から契約、請求までの一連の流れをプロジェクトごとに管理する業務では、工程ごとにツールが分かれていると情報の受け渡しに手間がかかります。ひとつの基盤にまとめられるNotionは、そうした業務サイクルを持つ組織とは特に相性がよいと考えています。

Q6. 最後に、今後の展望を教えてください

目指しているのは、各チームが自律的にNotionを改善・拡張していける状態です。1〜2年先を見据えて、少しずつその土台を整えているところです。

従来のツールにはなかったAI機能を日常業務に取り入れたことで、業務効率の向上にもつながっています。今後はさらに、文脈を理解して答えてくれるような体験を社内全体に届けたいと考えています。まずはデータを入れて使ってもらい、便利さを実感する人を増やしていくことが第一歩です。

もう一つの柱は、データ連携の拡大です。予算の計画値はNotionで管理できるようになったので、今後は実績データとの接続も視野に入れています。情報が一箇所に集まるほど、次の展開に向けた基盤も厚くなっていくと感じています。

担当者からのコメント：株式会社TEMP 島田

今回のプロジェクトでは、三菱電機株式会社 ビジネスイノベーション本部さまのNotionを活用した管理基盤の構築を、プレミアムプランにてご支援させていただきました。

根岸さま・水草さまとのお打ち合わせを重ねる中で一貫して感じたのは、「現場が自分たちで動かせるものをつくりたい」という強い意志でした。予算管理のExcel課題や複数SaaSの分散という現実的な痛みを出発点に、経営層と現場の双方から改善ニーズが重なったことで、プロジェクトが大きな推進力をもって動き出しました。

構築においては、プロジェクト管理・リソース管理・予算管理という複数領域を段階的にNotionへ集約していきました。中でも、従来SaaSからの乗り換えが急務だった部門専用のプロジェクト管理ページを最優先で対応し、スケジュール通りに先行公開。要件が柔軟に変化する中でも、アジャイルに対応しながら「今使える状態」を早期につくることを意識し、現場の入力が定着し始めた際には、チームとして大きな手応えを感じました。

従来SaaSの解約によるライセンスコスト65%削減という明確な成果が出たことも、プロジェクト全体を通じてNotionの有効性を組織全体に示す大きな後押しになったと感じています。

今後は各チームが自律的にNotionを改善・拡張していける状態を目指し、AI活用や実績データとの連携も視野に入れられています。情報が一箇所に集まる基盤が整いつつある今、次のフェーズへの可能性をとても楽しみにしています。引き続き、三菱電機株式会社 ビジネスイノベーション本部さまの歩みに寄り添って支援してまいります。